سند حسابداری یک سند رسمی برای ثبت رویدادهای مالی کسب‌و‌کارها است. حسابداران به طور پیوسته با سندهای مالی گوناگون سروکار دارند و مدیران مالی با کنترل دائمی اسناد حسابداری ضمن نظارت بر این اسناد، از سوء استفاده‌ها و یا خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کنند. 

سند حسابداری چیست؟

اسناد لازم برای تهیه صورت‌های مالی از جمله صورت‌های سود و زیان، وجوه نقد، ترازنامه‌ها و…  سند حسابداری به شمار می‌روند. سند حسابداری شامل اطلاعات مهم مربوط به تراکنش یا تبادل مالی است، مانند نام طرفین حساب، مبلغ، تاریخ، بدهکاری یا بستانکاری و ماهیت سند. اسناد حسابداری به طور معمول توسط حسابدارها تنظیم شده و پس از تایید مدیر مالی (و گاه مدیرعامل شرکت) در دفاتر حسابرسی ثبت می‌شوند. 

انواع سندهای حسابداری

به طور کلی ۵ نوع سند حسابداری داریم:

• سند افتتاحیه
• سند روزانه
• سند خودکار
• سند اختتامیه
• صورت سود و زیان

سند اختتامیه

این سند در پایان سال مالی و برای انتقال حساب‌های دائمی و ترازنامه‌های به سال مالی جدید تنظیم می‌شود. هدف از این سند بستن حساب‌های جاری و ادامه مسیر مالی کسب‌و‌کار در سال مالی جدید است.

سند افتتاحیه

اول سال مالی جدید در این سند حساب‌های دائمی و ترازنامه‌های مشخص‌شده در سند اختتامیه مجدد ثبت می‌شوند. 

سند روزانه

سندهای روزانه برای ثبت تراکنش‌ها و تبادلات مالی روزانه مورد استفاده قرار می‌گیرند. این سندها پس از وارد کردن تراکنش‌ها در نرم‌افزارهای حسابداری به صورت خودکار ثبت می‌شوند.

سند خودکار

هر تراکنش مالی نظیر خرید، فروش، دریافت، پرداخت و… توسط حسابدارها در نرم‌افزارهای حسابداری ثبت می‌شوند. پس از ثبت هر تراکنش نیز سند حسابداری آن به صورت خودکار تنظیم و ثبت می‌شود. 

صورت سود و زیان

صورت‌های سود و زیان برای بستن سندهای موقت تنظیم می‌شوند. اسناد موقت بر خلاف سندهای دائمی (مانند دارایی، بدهی و…) که در سند افتتاحیه وجود دارند، تنها در سند اختتامیه ثبت می‌شوند. اسناد حسابداری موقت امکان ویرایش و حذف دارند در حالی که اسناد حسابداری دائم را نمی‌توان ویرایش یا حذف کرد. 

بخش‌های سند حسابداری

اسناد حسابداری به صورت استاندارد شامل چند بخش هستند:

• شماره سند
• نوع سند
• تاریخ
• شرح
• مبلغ
• طرف حساب
• ستون‌های بستانکار و بدهکار

در سند حسابداری پس از ثبت تاریخ، مبلغ، شرح حساب و کد حساب توسط حسابدار ثبت می‌شوند. همچنین هر تراکنش بخشی به عنوان توضیحات دارد که می‌توان توضیحات تکمیلی مربوط به تراکنش را در آن نوشت. به منظور تسهیل پیدا کردن اسناد در مواقع لزوم و طبقه‌بندی استاندارد، هر سند یک شماره سند دارد بر اساس آن آرشیو می‌شود. همچنین اطلاعات تنظیم‌کننده سند و نام بررسی‌کننده باید در هر سند حسابداری ثبت شود.

حساب تنخواه

برخی از حساب‌ها مانند حساب تنخواه می‌توانند هر دو ماهیت (دائمی یا موقت) را داشته باشند. مخارج حساب تنخواه پس از تایید فاکتورها در سند تنخواه ثبت می‌شوند. به طور کلی در آیین‌نامه تنخواه‌داری شرایط فاکتورهای مورد قبول ذکر می‌شوند و تنخواه‌دار باید بر اساس آن فاکتور دریافت کند. این فرایند گاه بسیار زمان‌بر بوده و در آن امکان خطای انسانی وجود دارد. اشتباه در تنظیم سند تنخواه در نهایت می‌تواند صورت مالی را دچار مشکل کند.

راهکار تنخواه پادیوم با ایجاد یک حساب دیجیتال پاسارگاد برای تنخواه و امکان صدور کارت‌های متعدد از یک حساب در کنار ثبت آنی و آنلاین هزینه‌ها، این فرایند را تسهیل کرده است.

در صورت سوال یا نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در خصوص راهکار تنخواه پادیوم می‌توانید فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان پادیوم در اولین فرصت با شما تماس بگیرند: